Praktyczne wskazówki dotyczące rewizji w Twojej firmie
Poniższe wskazówki mają na celu pomóc Twojej firmie w przygotowaniu się do procesu rewizji, przyspieszyć zatwierdzenie rocznego rozliczenia i utrzymać optymalne koszty administracyjne związane z rewizją i księgowością.
Zadaniem rewizora jest zatwierdzenie rocznego rozliczenia i sprawozdania finansowego (Skattemelding, Årsregnskap) firmy. Rewizor musi zachować niezależność zarówno wobec klienta, jak i księgowego Twojej firmy.
Proces zatwierdzania wspomnianych raportów polega na przeprowadzeniu kontroli jakości dokumentacji księgowej oraz identyfikacji obszarów wymagających usprawnień w firmie. Rewizor sprawdza również, czy firma działa zgodnie z przepisami prawa i regulacjami.
Celem rewizji jest zapewnienie, że dane finansowe przedstawione w raportach są rzetelne, kompleksowe i zgodne z wymogami. Rewizor ocenia również skuteczność kontroli wewnętrznych firmy i zaleca ewentualne poprawki lub ulepszenia w tym obszarze.
Wyniki rewizji mają kluczowe znaczenie dla potwierdzenia wiarygodności finansowej firmy i mogą mieć wpływ na jej reputację oraz relacje z inwestorami, wierzycielami i organami regulacyjnymi.
W większości przypadków rewizor współpracuje z księgowymi, którzy pełnią rolę pośredników pomiędzy Twoją firmą a rewizorem. To głównie księgowi odpowiadają na większość pytań i posiadają potrzebną dokumentację, co oznacza, że nie angażujemy bezpośrednio Twojej firmy ani Twojego czasu. Niemniej jednak, pojawiają się również pytania, które muszą być skierowane bezpośrednio do właściciela firmy.
Poniżej przedstawiamy kategorie pytań i zagadnień, które są omawiane podczas rewizji spółki. Część z tych pytań skierowana jest do księgowych, a część jest bezpośrednio do zarządzającego firmą.
- Jak wygląda proces księgowania faktur sprzedażowych w Twojej firmie? Czy stosujesz stałą stawkę (np. cena za cały projekt) czy stawkę godzinową?
- Jak często wystawiasz faktury? Czy są one generowane raz w miesiącu, częściej czy po każdym zakończonym zleceniu?
- Kto jest odpowiedzialny za wystawianie faktur sprzedażowych?
- Jak monitorujesz wpłaty od klientów?
- Jakiego programu używasz do fakturowania sprzedaży?
- Czy prowadzisz projektowe rozliczenia księgowe?
- Jak pozyskujesz klientów dla firmy? Czy możesz wymienić największych klientów Twojej firmy?
- Który dostawca jest największy pod względem obrotu?
- Czy prowadzisz rejestr stanów magazynowych? Jeśli tak, jak często aktualizujesz te informacje?
- Kto jest odpowiedzialny za zakupy materiałów w firmie?
- Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie zamówień na materiały oraz dokonywanie płatności?
- Jak często są dokonywane zamówienia lub zakupy związane z innymi kosztami?
- Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie zamówień i dokonywanie płatności?
- Ile pracowników jest zatrudnionych w Twojej firmie?
- Ilu pracowników otrzymuje wynagrodzenie godzinowe, a ilu wynagrodzenie stałe?
- Jak często pracownicy składają raporty czasu pracy? Kto jest odpowiedzialny za ich zatwierdzanie przed wypłatą?
- Czy firma posiada umowę zbiorową regulującą wynagrodzenia pracowników? Czy opłacane są dodatkowe świadczenia emerytalne (OTP) oraz pozostałe wymagane ubezpieczenia (np. ubezpieczenie od wypadków przy pracy)?
- Czy regularnie monitorujesz wyniki finansowe firmy? Czy prowadzisz budżet?
- Czy regularnie sprawdzasz wyciągi bankowe i dokonywane przelewy?
- Czy otrzymujesz regularne raporty księgowe?
- Czy systemy księgowe są zintegrowane z innymi systemami (np. systemem bankowym)?
- Timelisty – rewizor sprawdza, czy liczby godzin na timelistach są zgodne z informacjami na wypłatach dla pracowników (dotyczy pracowników z umowami o wynagrodzeniu za przepracowane godziny).
Rewizor dokonuje sprawdzenia, czy księgowość projektowa jest prowadzona zgodnie z wymaganiami. Sprawdza zarówno koszty wynagrodzeń, jak i inne koszty księgowane na projekty, a także sprzedaż (faktury sprzedaży).
Ponadto, analizuje, czy zakończone projekty są zgodne z umową współpracy i jakie są wyniki finansowe wykonanych projektów. Zasadniczo, projekty powinny zakończyć się zyskiem, a gdy tak się nie dzieje, pojawia się pytanie o przyczyny niezrealizowania planu.
Umowy z klientami – zazwyczaj wymaga się przedstawienia 2-3 umów z danego roku dotyczących klientów, dla których wykonano usługi.
Umowy z pracownikami – sporadyczne sprawdzenie kilku umów z pracownikami.
Sprawdzenie poprawności transakcji między powiązanymi osobami a firmą – na przykład, czy wykorzystuje się pracę pracowników do celów prywatnych (na przykład budowa domu na prywatnej działce) lub czy występuje sprzedaż majątku między właścicielem a spółką.
Krzyżowa kontrola dokumentacji księgowej – sprawdzenie, czy klienci lub dostawcy mają takie same transakcje z firmą, jak to, co zostało zgłoszone w księgowości Twojej firmy (takie same faktury, karty kredytowe i płatności).
Wpłaty na konto skattetrekk – sprawdzenie, czy forskuddstrekk (wstępny potrącony podatek) jest prawidłowo przekazywany na konto skattetrekk zgodnie z wymaganiami.
Na podstawie naszego doświadczenia możemy potwierdzić, że jeśli wszystkie powyższe punkty są odpowiednio przetworzone przez księgowego i klienta, a jeśli księgowość jest prowadzona zgodnie z wytycznymi i obowiązującym prawem podczas roku podatkowego, to proces rewizji firmy przebiega sprawnie. Jednak w zależności od branży, w której działa Twoja firma, mogą również pojawić się inne tematy, które są omawiane w trakcie rewizji.