Jak stworzyć plan finansowy w Twoim przedsiębiorstwie?
Budżet stanowi istotne narzędzie do zarządzania finansami w przedsiębiorstwie. Niezależnie od Twojego poziomu doświadczenia w tej dziedzinie, poniższy artykuł dostarczy przydatnych wskazówek dotyczących wdrażania budżetu zarówno dla Ciebie, jak i Twojej firmy.
Budżet to przewidywana prognoza, która przedstawia oczekiwane wyniki w Twojej firmie w przyszłości. Zazwyczaj tworzy się roczny budżet, ale można również planować wydatki dla poszczególnych projektów.
Budżet jest istotnym narzędziem zarządzania przedsiębiorstwem. Jest również niezbędny przy podejmowaniu strategicznych decyzji. Pozwala uniknąć nieoczekiwanych zdarzeń w firmie i ustalać cele dla pracowników.
Najprościej mówiąc, opierając się na wynikach poprzedniego okresu, użyj ich jako podstawy i spróbuj przewidzieć ewentualne zdarzenia losowe w przyszłości.
Właściwy budżet to prognoza przyszłej sytuacji finansowej firmy, ale nie tylko. Powinien także ustalać cele, do których dążymy. Gdy nie wiemy, dokąd zmierzamy, idziemy donikąd. Prawidłowo opracowany budżet powinien być ambitny, ale jednocześnie realistyczny.
Pierwszym krokiem jest przegląd kosztów w firmie, takich jak najem, wynagrodzenia, koszty towarów, pojazdów itp. Zawsze warto dodać kilka procent na wszelki wypadek do przewidywanych kosztów. Jeśli masz wyniki z poprzedniego roku, to zadanie jest stosunkowo łatwe. W przypadku nowej firmy jest trochę trudniej, ponieważ trzeba dokładnie przemyśleć, jakie koszty mogą się pojawić.
Kolejnym krokiem jest oszacowanie przychodów, co może być trudnym zadaniem w wielu branżach. Jednak nawet przy braku pewności, lepsze jest dokonanie pewnej symulacji niż pozostawienie tego bez uwagi. Skorzystaj z danych z poprzedniego roku i dostosuj je do swoich przewidywań dotyczących dalszej działalności. Warto również odnieść koszty do przychodów w sposób proporcjonalny: na przykład, zwiększenie wydatków na marketing o X% powinno skutkować zwiększeniem sprzedaży o Y%.
Praktycznym podejściem jest korzystanie z uznanych wskaźników specyficznych dla poszczególnych branż.
Przygotowując budżet, warto rozważyć różne scenariusze, które mogą wystąpić w Twojej firmie.
Utrzymujemy budżet na bieżąco. Po jego stworzeniu służy nam jako podstawa, którą regularnie aktualizujemy, np. co miesiąc, wprowadzając niezbędne poprawki. Z czasem nabędziesz doświadczenia, a Twoje prognozy będą coraz bardziej trafne. Jednak pamiętaj, że budżet służy również jako forma samodyscypliny. Nie zwiększamy kosztów bezmyślnie, chyba że jest to absolutnie konieczne lub wynika z nieprzewidzianych okoliczności.
Sytuacje kryzysowe
Czasami zdarzają się niespodziewane sytuacje. W ostatnich latach przykładem była pandemia koronawirusa (COVID-19). Nagle okazało się, że poprzedni rok nie jest już użytecznym punktem odniesienia. Paradoksalnie, w takim przypadku budżet staje się jeszcze bardziej niezbędny. Dzięki niemu można oszacować, jakie koszty jesteśmy w stanie ponieść, aby przetrwać kryzysowy okres i utrzymać firmę na powierzchni. Patrząc na liczby, łatwiej jest ocenić najbardziej realistyczne scenariusze.
Wystawiłeś fakturę na 150 000 NOK (wliczając VAT) datowaną na 1 kwietnia, z terminem płatności 30 dni. Natomiast Twoje koszty w kwietniu wynoszą 90 000 NOK, a termin płatności to 7 dni. Miesięczny wynik finansowy jest dodatni (masz nadwyżkę), ale saldo rzeczywiste na koncie jest ujemne, ponieważ otrzymasz płatność za fakturę dopiero za 30 dni. Aby firma mogła funkcjonować, potrzebujesz innych źródeł finansowania.
Innym przykładem zakłócenia przepływu gotówki jest podatek VAT. Otrzymasz go od klienta dopiero w momencie, gdy zapłaci za Twoje usługi lub towary. Jednak musisz odprowadzić podatek do urzędu w określonym terminie, niezależnie od tego, czy klient zapłacił fakturę.
Brak odpowiedniego przepływu gotówki bardzo łatwo może doprowadzić do sytuacji, w której musisz płacić więcej, niż masz dostępnych środków na koncie. Jest to również jedna z najczęstszych przyczyn bankructwa firm. Dlatego tak ważne jest dbanie o niego.
Budżet jest więc często niedocenianym, ale podstawowym narzędziem do zarządzania finansami w firmie. Nakładany na jego przygotowanie czas i środki zazwyczaj szybko się zwracają. Jeśli jeszcze nie stworzyłeś/-aś budżetu w swojej firmie, zachęcamy do tego, niezależnie od jej wielkości. Jeśli potrzebujesz profesjonalnej pomocy, serdecznie zapraszamy do skorzystania z naszych konsultacji.