Zamawiam odpłatną konsultację
+47 939 54 623

Automatyzacje w firmie

Nie masz czasu na zajmowanie się administracją w swojej firmie? Oto kilka propozycji automatyzacji. Właściciele firm w fazie rozwoju często borykają się z problemem braku czasu na administracyjne zadania.

Jeśli jesteś właścicielem firmy z zatrudnionymi pracownikami i prowadzisz jednocześnie wiele projektów, to poniższe wskazówki są dla Ciebie.

Połączenie systemu bankowego z księgowym

Połączenie systemu bankowego z księgowym może być bardzo korzystne, szczególnie w przypadku firm otrzymujących 30 lub więcej dokumentów zakupowych miesięcznie. Współczesne systemy księgowe zazwyczaj umożliwiają taką integrację.

Dostawcy firmy otrzymują adres e-mail systemowy, na który mogą wysyłać faktury lub przesyłać je w formacie EHF. Dzięki temu właściciel firmy oszczędza czas, który zwykle traciłby na logowanie się do platformy bankowej, przepisywanie numeru KID i konta. Ponadto, ogranicza problemy związane z rozliczeniami i windykacją, ponieważ wszystkie faktury trafiają do systemu na czas. Wystarczy zalogować się do systemu księgowego, na przykład raz w tygodniu, i zatwierdzić płatności za pomocą SMS.

W przypadku występowania wielu błędów w fakturach przychodzących, można aktywować dodatkowy moduł zatwierdzania faktur. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za administrację w firmie będzie mogła kliknięciem zatwierdzić fakturę, odrzucić ją lub cofnąć do księgowego z komentarzem przed zaksięgowaniem.

Rejestrowanie czasu pracy w aplikacji

Firmy z branży budowlanej zobowiązane są do prowadzenia spisu czasu pracy (timelisty). Kiedy pracownicy rejestrują swój czas pracy w aplikacji, na koniec dnia masz gotowy raport oraz sumę godzin przepracowanych na danym projekcie. W firmach, gdzie prowadzi się wiele mniejszych projektów, jest to bardzo ważne. Brak wiedzy o efektywności pracowników na danym projekcie często decyduje o tym, czy projekt będzie opłacalny. Chociaż takie aplikacje kosztują od 150 do 250 koron za sztukę w zależności od systemu, zysk z wprowadzenia takiego rozwiązania jest niewspółmiernie większy.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezwykle przydatne, szczególnie gdy prowadzisz jednocześnie wiele projektów. Istnieją dedykowane systemy tego typu dla różnych branż. Wiele firm decyduje się na zakup popularnych na rynku rozwiązań i dostosowanie ich do swoich potrzeb.

Używanie numeru KID

Jeśli wystawiasz większą ilość faktur do swoich klientów, warto używać numeru KID. Dzięki temu będziesz mógł szybciej monitorować brak płatności i podejmować odpowiednie działania.

Dostęp do raportów w czasie rzeczywistym

Jeśli już zintegrujesz swój bank z systemem księgowym, ważne jest, aby mieć dostęp do raportów księgowych w czasie rzeczywistym. Kiedy dokumenty zakupowe są automatycznie przesyłane do systemu, możesz ustawić harmonogram księgowania wraz z Twoim księgowym. Otrzymując raporty z opóźnieniem, np. po dwóch miesiącach, jest już za późno, aby podjąć odpowiednie działania. Prowadzenie bieżącej księgowości pozwoli Ci podejmować szybsze i trafniejsze decyzje w firmie.

Przypisanie kosztów na projekt

Jeśli prowadzisz projekty, których koszt przekracza 300 000 NOK, jesteś zobowiązany do prowadzenia księgowości projektowej. Oznacza to, że wszystkie dokumenty dotyczące sprzedaży, zakupów i wynagrodzeń powinny być przypisane do odpowiedniego projektu. Proces ten nazywa się refakturowaniem kosztów na projekt.

Aktualne systemy księgowe dają możliwość łatwego przypisywania kosztów i godzin bezpośrednio do modułu projektowego. Oznacza to, że zaksięgowane już dokumenty mogą być przesłane do faktury sprzedażowej z jednym kliknięciem, gdzie można dodać marżę lub dodatkowe pozycje. Decyzja o tym, czy faktura zakupowa ma być przesłana do klienta jako załącznik, należy do właściciela firmy. Nasi klienci zauważają, że ta funkcjonalność znacznie usprawnia proces fakturowania i kontroli pracy wykonanej na projekcie.

Wysyłanie dokumentów księgowych na bieżąco

Zamiast odkładać zbieranie dokumentów księgowych na ostatnią chwilę, warto zacząć wysyłać je na bieżąco. Można to zrobić za pomocą aplikacji lub wysyłając dokumenty na e-mail systemu księgowego. Dzięki temu nie trzeba się martwić o przeterminowane dokumenty i uniknie się późniejszych kłopotów.

Przechowywanie dokumentów na dysku zewnętrznym lub serwerze w chmurze

Możesz przechowywać dokumenty firmowe na dysku zewnętrznym lub serwerze w chmurze, zamiast lokalnie na swoim komputerze. Dzięki temu będziesz mieć dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, niezależnie od tego, czy masz dostęp do swojego komputera firmy. Co więcej, ta opcja zapewnia bezpieczeństwo w przypadku utraty danych. Aplikacje chmurowe mają swoje kopie zapasowe, co oznacza, że nie musisz się martwić o utratę danych, gdy twój sprzęt ulegnie awarii. Przykładami takich aplikacji są Google Drive lub Dropbox.

Proponujemy inny sposób oszczędzania pieniędzy w Twojej firmie – obliczenie rzeczywistej stawki godzinowej poprzez podzielenie sumy Twoich zarobków przez ilość godzin w roku. Jeśli zobaczysz, że nawet niewielka inwestycja w automatyzację zaoszczędzi Ci godzinę pracy, to warto rozważyć zakup aplikacji. Niektóre aplikacje są dostępne za cenę mniejszą niż Twoja stawka godzinowa, a pozwolą Ci zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy.

Cofnij odpowiedź
Dodaj komentarz



0 odpowiedzi na artykuł "Automatyzacje w firmie"
Potrzebujesz pomocy w kwestiach formalnych Twojego biznesu w Norwegii?